Как разработать Матрицу функциональных обязанностей, ответственности и полномочий работников органа инспекции

Согласно п. 31.3 (б), п. 31.6 (б) Критериев аккредитации (Приказа Минэкономразвития РФ от 30.05.2014 г. № 326) в органе инспекции необходимо установление обязанностей, ответственности и полномочий работников органа инспекции, участвующих в выполнении работ по оценке соответствия. С этой целью система менеджмента качества предусматривает разработку матрицы ответственности и полномочий. Можно сказать, что матрица – это удобный инструмент визуализации, позволяющий описать взаимодействие работников, участвующих в процессах, в удобной и наглядной форме.
При составлении матрицы ответственности и полномочий используют, например, методику RACI. Методика RACI является удобным и наглядным средством планирования ответственности при выполнении задач на каждом из существующих этапов.
Термин RACI (или ARCI) является аббревиатурой:
- Ответственный (Accountable) – полностью отвечает за исполнение этапа/задачи, вправе принимать решения по способу реализации;
- Исполнитель (Responsible) – исполняет задачу, не несет ответственность за выбор способа её решения, но отвечает за качество и сроки реализации;
- Консультант (Consult before doing) – оказывает консультации в ходе решения задач проекта, контролирует качество реализации;
- Наблюдатель (Inform after doing) – может оказывать консультации в ходе решения задач проекта, не несет ответственности.
Есть несколько правил, которых следует придерживаться при построении матрицы RACI:
- Ответственный – должен быть только один. Если это не так, то нужно четко ограничить рамки, в которых, либо в данный момент по данной деятельности, либо в данных условиях ответственный только один, но в других условиях по той же деятельности возможно ответственность несет другой.
- Исполнитель – должен быть в наличии по каждой деятельности, их может быть несколько, причем возможны совмещения.
- Каждая деятельность обязательно должна иметь Ответственного и Исполнителя.
Матрица представляет собой таблицу, в которой по горизонтали могут быть перечислены должности сотрудников организации, по вертикали – наименования процессов/процедур. Для каждого сотрудника в ячейках таблицы прописывается его роль в конкретном процессе/процедуре. Для упрощения, роли в процессе прописываются сокращенно – по первой букве роли.
Пример матрицы ответственности и полномочий:

Из матрицы четко следует, что анализ сходимости и воспроизводимости измерительной системы целиком подпадает под ответственность (R) Сотрудника 1. При этом, он может прибегнуть к помощи (C) эксперта – Сотрудника 3. За сбор результатов наблюдений ответственный (R) Сотрудник 2. Результаты этих этапов следует сообщить (I) Сотруднику 3, так как это исходная информация, необходимая для анализа способности процесса.
Еще, для примера, можно (и нужно) рассмотреть «Матрицу функций и распределения ответственности в системе менеджмента в Федеральной службе по аккредитации», которую можно скачать по следующей ссылке: http://fsa.gov.ru/index/staticfile/file/1425973387a4c4251e7c1bce79fb306e5d5124437d/
В матрице ФСА в названиях строк перечислены процессы, при этом, процессы разбиты на 2 раздела: «Основные процессы» и «Вспомогательные процессы». В названия столбцов вписаны должности и структурные подразделения ФСА. В ячейках таблицы прописаны сокращенные обозначения ролей в процессе: Р – руководит, принимает решения, несет ответственность за результаты; О – организует, отвечает за выполнение; У – участвует в выполнении; И – получает информацию о принятых решениях; (-) – не участвует в процессе.
Взяв за основу матрицу ФСА, мы можем построить матрицу функциональных обязанностей, ответственности и полномочий сотрудников органа инспекции. В названиях столбцов мы прописываем должности работников, в названиях строк – наименование процессов.
Шаблон матрицы полномочий филиала.rar